Österreichische Kanzleien stehen 2026 vor der Wahl: Cloud & KI professionell nutzen – oder Sicherheits- und Wettbewerbsnachteile riskieren. So gelingt der sichere Einstieg.
Warum 2026 fĂĽr Kanzleien zum Digitaljahr wird
Österreichische Rechtsanwaltskanzleien stehen gerade an einem Wendepunkt: Mandanten erwarten digitale Zusammenarbeit, Akten wandern in die Cloud und KI schreibt erste Entwürfe von Schriftsätzen. Wer jetzt zögert, spürt das in zwei, drei Jahren ganz konkret bei Umsatz, Recruiting und Haftungsrisiko.
Genau darüber wurde am 22.10.2025 im Microsoft Auditorium in Wien intensiv gesprochen: Bei „LegalTech Evolution – Cloud, AI & Security für Kanzleien“ trafen sich Rechtsanwält:innen, Kanzleileiter:innen und IT-Verantwortliche. Die Veranstaltung passt perfekt in unsere Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“, denn sie zeigt sehr klar, wie Kanzleien Cloud und KI nutzen können – ohne Berufsrecht oder Datenschutz zu verletzen.
In diesem Beitrag ziehe ich die wichtigsten Lehren aus dem Event zusammen und ĂĽbersetze sie in konkrete Schritte fĂĽr Ihre Kanzlei.
1. Cloud fĂĽr Kanzleien: Von der Angst zum Standortvorteil
Der Kernpunkt: Cloud ist für österreichische Kanzleien 2026 kein Experiment mehr, sondern Infrastruktur. Die Frage ist nicht mehr „ob“, sondern „wie und mit wem“.
Ă–sterreichische Cloud als Compliance-Bonus
Martin Hörmann von Microsoft Österreich hat es klar formuliert: Wer mit einer Cloud-Region in Österreich arbeitet, reduziert viele rechtliche und organisatorische Hürden von Anfang an.
Was Kanzleien konkret davon haben:
- Datenstandort Österreich: Besser argumentierbar gegenüber Mandanten, Aufsichtsbehörden und der Rechtsanwaltskammer.
- Hohe technische Sicherheitsstandards: Professionelle Rechenzentren sind faktisch immer sicherer als der eigene Server im Abstellraum.
- Skalierbarkeit: Neue Mitarbeiter:innen, neue Standorte, mehr Daten – die Infrastruktur wächst mit, ohne dass jedes Mal Hardware gekauft werden muss.
Die Realität: Viele Kanzleien hängen noch an gewachsenen On-Premise-Servern, die historisch funktionieren, aber sicherheitstechnisch nicht mehr mithalten. Genau hier setzt der nächste Punkt an.
„Lift & Shift“: Der pragmatische Weg in die Cloud
Peter Forster von base-IT hat gezeigt, wie „Lift & Shift“-Migrationen für Kanzleien funktionieren. Der Ansatz ist simpel: Bestehende Systeme werden strukturiert in die Cloud „gehoben“, anstatt alles komplett neu zu bauen.
Worauf es aus seiner Praxis ankommt:
- Ist-Analyse: Welche Fachanwendungen? Welche Datenmengen? Welche Integrationen?
- Priorisierung: Was muss sofort in die Cloud, was kann später folgen?
- Datenschutz & Verträge: Auftragsverarbeitervereinbarungen, TOMs, Löschkonzepte – sauber dokumentiert.
- Sicherheitskonzept: Rollen, Berechtigungen, VerschlĂĽsselung, Backup.
Peter Forster hat es treffend formuliert:
„Die Cloud ist längst kein Zukunftsthema mehr; sie ist Realität. Entscheidend ist, die Migration strukturiert und sicher umzusetzen.“
Meine klare Meinung dazu: Wer 2026 noch „mal schauen“ sagt, wird beim nächsten Sicherheitsvorfall sehr unangenehme Fragen beantworten müssen – von Mandant:innen und von der Kammer.
2. KI in der Kanzlei: Produktiv ja, „freie“ Tools nein
Der zweite große Schwerpunkt der LegalTech Evolution: Wie lässt sich KI im Kanzleialltag einsetzen, ohne in den datenschutzrechtlichen Super-GAU zu laufen?
Warum „kostenlose“ KI-Tools für Kanzleien brandgefährlich sind
Mag. Daniela Birnbauer von Schönherr hat den Punkt sehr klar gemacht:
„In einer Kanzlei ist es wichtig, keine frei zugänglichen KI-Tools einzusetzen, denn das kann zum datenschutzrechtlichen Supergau führen.“
Was damit gemeint ist:
- Viele öffentliche KI-Dienste nutzen Eingaben zur Weiterentwicklung ihrer Modelle.
- Sie wissen oft nicht genau, wo Daten verarbeitet oder gespeichert werden.
- Es fehlen Auftragsverarbeiterverträge im Sinne der DSGVO.
Konsequenz: Wer Entwürfe von Verträgen, interne E-Mails oder Mandantendaten in solche Systeme einfügt, riskiert Berufsrechtsverstöße, DSGVO-Bußgelder und Vertrauensverlust.
Sichere KI für Rechtsanwälte: So geht es richtig
Der bessere Weg ist ein professionelles, kontrolliertes KI-Setup im Rahmen einer Kanzlei-IT, etwa auf Basis einer sicheren Cloud-Umgebung.
Sichere Grundprinzipien:
- Mandantendaten bleiben im eigenen Mandantenkreis und werden nicht zur Modellschulung genutzt.
- Rechtsgrundlagen und Verträge sind sauber dokumentiert (DSGVO, RAO, Auftragsverarbeitung).
- Zugriffsrechte werden nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben.
Konkrete Einsatzszenarien fĂĽr KI in der Kanzlei:
- Vertragsanalyse: Klauselvergleich, Risiko-Hinweise, automatische Strukturierung.
- Rechtsrecherche: Vorschläge zu relevanter Judikatur und Literatur als Startpunkt, nicht als Ersatz für juristische Prüfung.
- Kanzleimanagement: E-Mail- und Fristen-Vorsortierung, Aktenzusammenfassungen, Meeting-Notizen.
Ich sehe hier einen klaren Trend: Die produktivsten Kanzleien 2026 werden jene sein, die KI nicht als Bedrohung sehen, sondern als Werkzeug – aber unter klaren rechtlichen Leitplanken.
3. Rechtlicher Rahmen: Was Kanzleien wirklich regeln mĂĽssen
Daniela Birnbauer hat beim Event sehr deutlich gemacht, dass Digitalisierung kein reines IT-Thema ist. Wer Cloud und KI nutzt, bewegt sich in einem dichten Geflecht aus DSGVO, RAO, Strafprozessordnung, Berufsrecht und Mandatsverträgen.
Zentrale Sorgfaltspflichten im Ăśberblick
Für österreichische Rechtsanwält:innen sind insbesondere drei Fragen entscheidend:
- Vertraulichkeit: Ist gewährleistet, dass Mandantendaten in der Cloud oder im KI-System genauso geschützt sind wie in der physischen Akte?
- Haftung: Wer haftet im Fall von Datenverlust, Fehlfunktionen oder falschen KI-Ergebnissen – die Kanzlei, der IT-Dienstleister, niemand?
- Transparenz: Sind Mandant:innen und Mitarbeiter:innen ausreichend informiert, wo und wie Daten verarbeitet werden?
Praxisnahe MaĂźnahmen, die jede Kanzlei prĂĽfen sollte:
- Aktualisierung der Mandatsbedingungen um Hinweise zu Cloud- und KI-Nutzung.
- Schriftliche Richtlinien zur IT- und KI-Nutzung fĂĽr alle Mitarbeitenden.
- Klare Freigabeprozesse: Was darf KI bearbeiten, was bleibt rein „menschlich“?
Berufsrecht und KI: Was geht, was nicht?
Die Grundlinie ist relativ klar: KI darf unterstützen, aber nicht „anwaltliche Beurteilung“ ersetzen. Das heißt zum Beispiel:
- KI kann Vertragspassagen vorschlagen – die finale Verantwortung liegt dennoch beim Rechtsanwalt / bei der Rechtsanwältin.
- KI kann Entwürfe liefern – unterzeichnet wird nur nach menschlicher Kontrolle.
- KI darf nicht autonom Entscheidungen treffen, die rechtliche Wirkung nach auĂźen entfalten.
Wer diese Linie sauber zieht, hat bereits einen groĂźen Teil des Berufsrechts im Griff und kann trotzdem massiv von LegalTech profitieren.
4. Datenschutz & Security: Ohne Zero Trust geht es nicht mehr
Ein weiterer Schwerpunkt des Nachmittags waren Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit. Die Botschaft war eindeutig: Ohne professionelles Sicherheitskonzept sind Cloud und KI für Kanzleien ein Risiko – mit dem richtigen Setup werden sie zum Sicherheits-Upgrade.
Zero Trust für Kanzleien – was dahinter steckt
Zero Trust heißt vereinfacht: „Vertraue niemandem automatisch – überprüfe alles.“
Was das im Kanzleikontekt bedeutet:
- Keine pauschalen Zugriffe: Nicht jeder sieht jede Akte; Berechtigungen sind fein granuliert.
- Multi-Faktor-Authentifizierung: Zugang zur Kanzlei-IT nur mit zweitem Faktor (z.B. App oder Token).
- Kontinuierliche Überwachung: Auffällige Logins oder Datenabflüsse werden automatisch erkannt.
Tools wie moderne Compliance- und Security-Suiten unterstĂĽtzen dabei, etwa durch:
- Datenklassifizierung („besonders schützenswert“, „intern“, „öffentlich“).
- Data Loss Prevention: Verhindert, dass sensible Daten unkontrolliert per E-Mail oder Cloud-Diensten geteilt werden.
- Verschlüsselung: Daten sind sowohl „at rest“ als auch „in transit“ geschützt.
Warum Managed Services fĂĽr Kanzleien sinnvoll sind
Viele Kanzleien haben weder Zeit noch Personal, um ein komplexes Sicherheits-Setup selbst zu betreiben. Genau hier kommen Managed Security Services ins Spiel:
- Externe Expert:innen ĂĽberwachen Systeme 24/7.
- Updates, Patches und neue Bedrohungen werden zentral gemanagt.
- Die Kanzlei behält die juristische Verantwortung, delegiert aber den technischen Betrieb.
Ich habe in der Praxis immer wieder gesehen: Die gefährlichsten Sicherheitslücken entstehen dort, wo sich „jemand intern schon darum kümmert“, ohne klare Zuständigkeit, Budget und Zeit.
5. Change Management: Ohne Menschen kippt jedes LegalTech-Projekt
Technik ist nur die halbe Miete. Im Abschluss-Panel der LegalTech Evolution wurde deutlich, dass erfolgreiche Kanzleien Digitalisierung als Kulturthema verstehen.
Was erfolgreiche Kanzleien anders machen
Aus der Diskussion zwischen Sophie Martinetz und Andrei Salajan lassen sich vier Erfolgsfaktoren herausziehen:
- Offenheit: Partner:innen stehen sichtbar hinter der digitalen Strategie – nicht nur im Pitch, sondern im Alltag.
- Klare Kommunikation: Warum führen wir Cloud/KI ein? Was ändert sich konkret im Arbeitsablauf? Wer unterstützt wen?
- Die richtigen Tools: Nicht „alles, was geht“, sondern wenige, gut integrierte Lösungen.
- Lernkultur: Fehler sind erlaubt, Feedback ist erwĂĽnscht, Pilotprojekte werden ernst genommen.
Ein einfacher, aber wirksamer Ansatz:
- Start mit einem Pilot-Team und einem klar abgegrenzten Use Case (z.B. KI-gestĂĽtzte Vertragszusammenfassungen).
- Regelmäßige Retrospektiven: Was hat funktioniert? Wo hakt es? Welche Workflows müssen angepasst werden?
- Skalierung in die gesamte Kanzlei erst, wenn Prozesse sitzen.
Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Stand Dezember 2025 ist die Stimmung im Markt eindeutig:
- Mandanten erwarten digitale Zusammenarbeit – vom sicheren Dokumentenaustausch bis zur Videobesprechung.
- Junge Jurist:innen fragen im Bewerbungsgespräch ganz offen nach LegalTech-Setup und Remote-Work-Möglichkeiten.
- Versicherer und Aufsichtsbehörden schauen immer genauer auf IT-Sicherheit und Datenschutz.
Wer 2026 aktiv gestaltet, positioniert sich als zukunftsfähige Kanzlei – fachlich stark und technologisch professionell.
Nächste Schritte für Ihre Kanzlei
Die LegalTech Evolution in Wien hat gezeigt: Cloud, KI und moderne Security sind für österreichische Kanzleien kein Nice-to-have mehr, sondern strategische Notwendigkeit.
Wenn Sie in Ihrer Kanzlei starten oder den nächsten Schritt gehen wollen, helfen drei pragmatische Schritte:
- Bestandsaufnahme: Wo stehen wir bei IT, Cloud, KI und Security – technisch, organisatorisch, rechtlich?
- Prioritätenliste: Welche 2–3 Themen bringen kurzfristig den größten Nutzen (z.B. sichere Cloud-Mailbox, KI-gestützte Dokumentensuche, MFA)?
- Partner wählen: Suchen Sie sich einen IT-Partner, der sowohl Kanzleipraxis als auch österreichisches Datenschutz- und Berufsrecht versteht.
In unserer Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ zeigen wir laufend konkrete Anwendungsfälle – von Vertragsanalyse über Rechtsrecherche bis hin zu Prozessvorhersagen. Der rote Faden bleibt dabei immer gleich: Technologie soll Ihre juristische Exzellenz verstärken, nicht ersetzen.
Die spannende Frage fĂĽr 2026 lautet daher nicht, ob Sie KI und Cloud in Ihrer Kanzlei einsetzen, sondern wie professionell und sicher Sie es tun werden.