Mehr Mandate mit KI: Wie AI Agents Mandatsakquise ordnen

Mandatsakquise frisst Zeit – und zwar genau die Zeit, die Sie eigentlich abrechnen wollen. In vielen Kanzleien liegt die komplette Business Development‑Arbeit noch in Excel-Listen, privaten Outlook-Ordnern und Notizzetteln. Das Ergebnis: Chancen gehen unter, niemand hat den Überblick und Partner-Meetings drehen sich um Bauchgefühle statt um belastbare Zahlen.

Genau an dieser Stelle wird künstliche Intelligenz in der Kanzlei spannend – nicht nur für Legal Research oder Vertragsanalyse, sondern ganz konkret für die Frage: Wie komme ich strukturiert zu neuen, passenden Mandaten? In unserer Serie „KI für deutsche Rechtsanwälte: LegalTech Praxis“ schauen wir uns diesmal an, wie AI Agents die zersplitterte Mandatsakquise bündeln und was sich aus dem Beispiel MagNet Agents für Kanzleien im DACH-Raum ableiten lässt.

Warum Mandatsakquise in Kanzleien so zersplittert ist

Der Kern des Problems ist simpel: Mandatsakquise ist Chefsache, aber organisatorisch ein Stiefkind.

Statt eines durchdachten Systems sieht der Alltag in vielen Kanzleien so aus:

• Kontakte werden in allgemeinen CRM-Systemen geführt, die nicht auf die Logik von Mandaten und Dezernaten passen.
• Anwälte pflegen zusätzliche Excel-Listen mit „heißen“ Kontakten.
• LinkedIn-Nachrichten, Messekontakte und Empfehlungen laufen über persönliche Postfächer – ohne zentrale Auswertung.

Die Folgen spüren gerade Kanzleien, die wachsen oder Nachfolge organisieren wollen:

• Ineffizienz: Niemand weiß, wer welchen Kontakt zuletzt angesprochen hat und mit welchem Ergebnis.
• Verpasste Chancen: Potenzielle Mandanten werden nicht rechtzeitig oder gar nicht angesprochen.
• Intransparenz: Es ist kaum messbar, welche Business Development‑Aktivitäten wirklich zu Mandaten führen.

Für Managing Partner wird strategische Planung damit schwierig: Welches Dezernat braucht Unterstützung? Welche Branchen lohnen sich? Wer bringt tatsächlich neue Mandate – und wer wirkt nur gut im Meeting?

Was AI Agents im Business Development tatsächlich leisten

AI Agents ändern das Spielfeld, weil sie wiederkehrende, datengetriebene BD-Aufgaben autonom übernehmen können. Sie sind kein weiterer „Tool-Baustein“, sondern eher ein digitaler Mitarbeiter, der drei Dinge besonders gut kann:

1. Relevante Kontakte identifizieren
   Ein AI Agent kann große Datenmengen aus öffentlichen Quellen, Netzwerken und bestehenden Kontakten auswerten und systematisch prüfen:

   • Welche Unternehmen passen zu einem bestimmten Praxisbereich?
   • Wo gibt es strukturelle Rechtsrisiken (z.B. neue Regulierung), zu denen die Kanzlei Expertise hat?
   • Wo bestehen indirekte Bezüge über Alumni, frühere Mandate oder gemeinsame Projekte?

2. Personalisierte Ansprache vorbereiten
   Statt generischer BD-Mails erstellt ein Agent individuelle Vorschläge, etwa:

   • Bezug auf eine aktuelle Transaktion des Unternehmens
   • Verknüpfung zu einem Vortrag oder Aufsatz des betreffenden Anwalts
   • Hinweis auf relevante Gesetzesänderungen oder Urteile

   Die Kommunikation bleibt natürlich in Ihrer Kontrolle – aber 70–80 % der Vorarbeit können automatisiert werden.

3. Aktivitäten automatisch dokumentieren
   Jeder Kontakt, jede Mail, jedes Gespräch lässt sich strukturiert erfassen:

   • Wer wurde wann zu welchem Thema angesprochen?
   • Was war die Reaktion?
   • Gab es ein Follow-up oder ein Angebot?

   Damit entsteht ein sauberes BD-Log, auf dessen Basis Partnerrunde und Kanzleimanagement endlich mit Daten statt mit Anekdoten arbeiten können.

MagNet Agents: Ein Praxisbeispiel für KI in der Mandatsakquise

MagNet Agents zeigt, wie so ein Ansatz konkret aussehen kann. Das Tool wurde von einer Anwältin und einem KI-Ingenieur entwickelt und basiert nicht auf theoretischen Annahmen, sondern auf Interviews mit Partnern und Senior Associates aus verschiedenen Kanzleigrößen.

Die Gespräche brachten im Kern drei Schmerzpunkte ans Licht, die man aus deutschen Kanzleien nur zu gut kennt:

1. Zerklüftete Tools – CRM hier, Excel dort, persönliche Kontakte im „Kopf des Partners“.
2. Ungezielte Ansprache – „Wir sollten mal mit Unternehmen X sprechen“ statt klarer Priorisierung.
3. Null Transparenz über Wirkung – BD wird gemacht, aber kaum jemand weiß, was davon wirklich Mandate bringt.

MagNet setzt genau hier an.

Individueller Fokus statt Kanzlei-Großprojekt

Spannend für den deutschsprachigen Markt ist der Ansatz „individual first“:

• Einzelne Anwälte oder BD-Verantwortliche können das System eigenständig nutzen.
• Es ist kein langes Kanzlei-Rollout mit IT-Projekt, Budgetfreigabe und Datenschutzkommission nötig.
• Sensible Mandatsdaten müssen nicht zwingend ins System eingespeist werden, um erste Effekte zu sehen.

Gerade in größeren Sozietäten, in denen neue Tools oft monatelang diskutiert werden, ist das ein entscheidender Vorteil. Associates mit eigenem Business Case oder Partner, die ihr Dezernat gezielt ausbauen wollen, können einfach anfangen – und später mit Ergebnissen in die Partnerkonferenz gehen.

Was MagNet konkret übernimmt

MagNet Agents zeigt exemplarisch, was ein spezialisierter KI-Agent für Juristen leisten kann:

• Matching von Anwälten und potenziellen Mandanten auf Basis von Praxisgruppen, Branchenfokus und Marktsignalen.
• Generierung personalisierter Anschreiben und Kontaktstrategien, abgestimmt auf aktuelle Entwicklungen beim Zielunternehmen.
• Lückenlose Dokumentation der BD-Aktivitäten, sodass jederzeit klar ist, welcher Kontakt in welcher Phase steht.

Seit dem Start im Juli 2025 konnte MagNet bereits zahlende Kanzleikunden gewinnen – ein Hinweis darauf, dass der Markt genau nach solcher Verbindung von KI und praktischer BD-Arbeit sucht.

Was deutsche und österreichische Kanzleien daraus lernen können

Für Kanzleien im DACH-Raum geht es nicht darum, MagNet eins zu eins zu kopieren. Entscheidend ist das Denkmuster, das dahintersteht. Drei Lehren sind besonders relevant:

1. Business Development wie ein Mandat behandeln

Wer Mandatsakquise ernst nimmt, sollte sie wie ein Großmandat führen:

• Klare Ziele: z.B. „5 neue Mandate im Bereich ESG-Compliance bis 30.06.2026“.
• Verantwortlichkeiten: Wer ist BD-Lead? Wer schreibt? Wer geht auf Konferenzen?
• Transparente Datenbasis: Welche Kontakte stehen auf welcher Stufe – Erstgespräch, Angebot, Pitch, gewonnen, verloren?

KI kann diese Struktur unterstützen, aber sie nicht ersetzen. Die strategische Entscheidung, auf welche Branchen und Themen Sie setzen, bleibt eine Führungsaufgabe.

2. Kleine, messbare KI-Pilotprojekte starten

Statt großem „KI-Masterplan“ funktioniert erfahrungsgemäß folgendes Vorgehen deutlich besser:

1. Ein Dezernat auswählen, das Wachstumspotenzial hat (z.B. Tech-Transaktionen, Energierecht, Arbeitsrecht).

2. Einen Anwalt oder ein kleines Team bestimmen, das offen für Experimente ist.

3. Ein konkretes Ziel definieren (z.B. „20 qualifizierte Erstgespräche mit HR-Leitern bis 31.03.2026“).

4. Einen KI-gestützten BD-Workflow etablieren, z.B.:

   • AI Agent identifiziert passende Zielunternehmen.
   • Agent formuliert Erstansprachen und Follow-ups.
   • Alle Schritte werden zentral dokumentiert und regelmäßig ausgewertet.

5. Nach 3–4 Monaten auswerten: Was hat funktioniert? Wo hakt es organisatorisch oder kulturell?

So entsteht aus einem überschaubaren Test ein belastbarer Business Case – und nicht noch ein „Tool, das wir mal angeschaut haben“.

3. Kontrolle behalten – trotz Automatisierung

Viele Partner fürchten, KI könnte „unkontrolliert Mails verschicken“ oder Tonalität und Berufsethos nicht treffen. Diese Sorge ist ernst zu nehmen, lässt sich aber durch klare Leitplanken entschärfen:

• Kein Versand ohne Freigabe: Der Agent bereitet vor, der Anwalt entscheidet.
• Kanzleieigene Textbausteine und Tonalität hinterlegen.
• Regelmäßige Stichproben: BD-Leitung oder verantwortlicher Partner prüft zufällig ausgewählte Korrespondenz.

So kombinieren Sie die Geschwindigkeit der KI mit der fachlichen und kulturellen Kontrolle der Kanzlei.

Konkrete erste Schritte für Ihre Kanzlei

Wer „KI im Business Development“ oft nur abstrakt diskutiert, bleibt stecken. Praxisnäher funktioniert ein 4‑Schritte-Einstieg:

Schritt 1: Ist-Aufnahme der Mandatsakquise

Bevor ein AI Agent sinnvoll arbeiten kann, braucht es einen ehrlichen Blick auf den Status quo:

• Welche Tools werden aktuell genutzt (CRM, Excel, Outlook, LinkedIn)?
• Wo liegen Daten – und in welcher Qualität?
• Wie viele neue Mandate der letzten 12 Monate stammen aus aktiver BD-Arbeit, wie viele aus Empfehlungen?

Oft reicht ein zweistündiger Workshop mit Partnern und BD-Team, um ein erstaunlich klares Bild zu bekommen.

Schritt 2: Zielgruppen und Angebote schärfen

KI bringt wenig, wenn nicht klar ist, für wen und mit welchem Angebot Sie unterwegs sind. Formulieren Sie für 1–2 Kernsegmente:

• „Wir helfen [Zielgruppe] bei [Problem] durch [Leistung].“

Beispiel: „Wir helfen mittelständischen Zulieferern, die neuen ESG-Berichtspflichten pragmatisch umzusetzen.“ Ein AI Agent kann dann sehr gezielt nach passenden Unternehmen und Ansprechpartnern suchen.

Schritt 3: Geeigneten AI-gestützten Workflow aufsetzen

Ob MagNet Agents oder eine andere Lösung – der Workflow sollte mindestens folgende Elemente abbilden:

• Identifikation und Priorisierung von Zielkontakten
• Entwurf individueller Anschreiben
• Dokumentation von Reaktionen und Follow-ups
• Einfache Auswertung (z.B. gewonnene Erstgespräche pro Monat)

Wichtig: Starten Sie mit einem einfachen, schlanken Setup und erweitern Sie nur, wenn der Nutzen sichtbar ist.

Schritt 4: Ergebnisse hart messen

Mandatsakquise wird greifbar, wenn Sie konsequent messen, etwa:

• Anzahl qualifizierter Erstgespräche pro Monat
• Conversion von Erstgespräch zu Angebot
• Conversion von Angebot zu Mandat

Hier spielt KI ihre Stärke aus: Alle Interaktionen werden automatisch erfasst, Sie sehen Trends früh und können Aktivitäten anpassen – ähnlich wie Unternehmen ihr Vertriebsteam steuern.

Fazit: KI im BD ist weniger Risiko als verpasste Chance

Die eigentliche Gefahr für Kanzleien besteht nicht darin, „zu viel KI“ zu nutzen, sondern darin, sich bei der Mandatsakquise auf Excel, Bauchgefühl und Zufall zu verlassen, während Wettbewerber ihre BD-Prozesse systematisch professionalisieren.

AI Agents wie MagNet zeigen, dass KI-Lösungen für Kanzleien längst nicht mehr auf Legal Research und Dokumentenarbeit beschränkt sind. Sie können ganz konkret dafür sorgen, dass die richtigen Anwälte zur richtigen Zeit mit den richtigen Ansprechpartnern sprechen – und dass sichtbar wird, welche Aktivitäten tatsächlich neue Mandate bringen.

Wer sich ohnehin mit künstlicher Intelligenz in der Rechtsberatung beschäftigt – von Vertragsanalyse über Litigation Analytics bis hin zu Kanzleimanagement – sollte Business Development bewusst mit auf die Agenda setzen. Denn mehr Effizienz in der Mandatsbearbeitung nutzt wenig, wenn oben im Trichter zu wenig qualifizierte Anfragen ankommen.

Die Frage ist daher nicht, ob KI im Business Development ankommt, sondern: Wer in Ihrer Kanzlei den Mut hat, mit einem klar umrissenen Pilotprojekt zu starten – am besten noch vor dem nächsten Partnermeeting.