Ready für KI: So werden Kanzleien wirklich zukunftsfähig

Deutsche und österreichische Kanzleien investieren 2025 so viel in LegalTech und KI wie nie zuvor – und gleichzeitig scheitern viele Projekte leise im Hintergrund. Tools werden gekauft, Pilotprojekte gestartet, aber im Alltag ändert sich kaum etwas. Das Problem ist fast immer dasselbe: Es fehlt die Grundlage, um „ready for AI“ zu sein.

Dieser Beitrag aus der Reihe „KI für deutsche Rechtsanwälte: LegalTech Praxis“ greift die zentralen Impulse aus dem Online-Austausch von Future-Law mit Peter Forster (Base-IT) und Sophie Martinetz auf – und übersetzt sie in eine praxisnahe Roadmap speziell für Kanzleien und Rechtsabteilungen in Deutschland.

Es geht um drei Kernfragen:

• Wie sieht eine realistische KI-Strategie für Kanzleien aus?
• Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen brauchen Sie konkret?
• Wo liegen heute die sinnvollsten Einsatzfelder – jenseits des Hypes?

1. „Ready for AI“ heißt: Erst Infrastruktur, dann Tool-Auswahl

Wer KI sinnvoll in der juristischen Praxis nutzen will, muss zuerst die Basis klären: Datenstruktur, Berechtigungen, Security, Prozesse. Das klingt trocken, entscheidet aber darüber, ob KI im Alltag hilft oder Risiken produziert.

Legacy-Systeme als KI-Bremse

Viele Kanzleien – gerade auch in Deutschland – arbeiten noch mit Legacy-Systemen:

• File-Server ohne saubere Struktur
• historisch gewachsene Ordnerfriedhöfe („Alt-Akten“, „Sonstiges“, „Archiv_neu“)
• parallele Datenhaltung in DMS, Mails, Sharepoint, lokalen Laufwerken

Solche Umgebungen sind für KI-Assistenten wie Copilot schwierig. Sie finden zwar viel – aber nicht unbedingt das Richtige. Oder sie finden zu viel, inklusive Daten, die eigentlich niemand mehr sehen sollte.

Die Realität: Wer KI auf ein unsauberes System setzt, erzeugt erstmal Chaos mit schöner Oberfläche.

Zwei Bausteine, ohne die es nicht geht

Peter Forster hat es im Future-Law-Call auf zwei Punkte heruntergebrochen, die aus meiner Sicht absolut zutreffen – sowohl für österreichische als auch für deutsche Kanzleien:

1. Berechtigungen prüfen und nachschärfen

   • Wer darf was sehen – wirklich?
   • Sind sensible Daten (z.B. Mitarbeitergespräche, Mandantenbeschwerden, Vergütungslisten) ausreichend geschützt?
   • Werden Berechtigungen regelmäßig überprüft oder leben sie seit Jahren unverändert vor sich hin?

2. Datenbestände analysieren und kategorisieren

   • Wo liegen welche Dokumenttypen (Verträge, Schriftsätze, Gutachten, E-Mails)?
   • Was ist vertraulich, was intern, was unkritisch?
   • Gibt es verbindliche Ablageregeln, Metadaten, Mandats- oder Aktenklassen?

Wer diese Hausaufgaben nicht macht, riskiert, dass KI auf einmal Zusammenhänge sichtbar macht, die niemand auf dem Radar hatte. Forster schilderte etwa den Fall, dass ein Nutzer über KI-Zugriff plötzlich Protokolle von Mitarbeitergesprächen fand – nicht, weil die KI gehackt hätte, sondern weil die Berechtigungen historisch falsch gesetzt waren.

Genau hier liegt eine große Chance: KI zwingt Kanzleien, endlich aufzuräumen – technisch und organisatorisch.

2. Datenschutz, Copilot & Security: Was Rechtsanwälte wirklich beachten müssen

Anwältinnen und Anwälte sind zu Recht sensibel, wenn es um Datenschutz, Mandatsgeheimnis und IT-Sicherheit geht. KI verstärkt diese Fragen – sie schafft aber auch mehr Transparenz, wenn sie korrekt implementiert wird.

Datensicherheit in Microsoft-Umgebungen

In vielen Kanzleien ist Microsoft 365 bereits Standard. Forster hat betont: Innerhalb der EU gelten hier strenge Datenschutzvorgaben. Entscheidend ist:

• KI-Tools wie Copilot greifen nur auf Daten zu, für die der jeweilige Nutzer ohnehin berechtigt ist.
• KI „erfindet“ keine neuen Rechte – sie macht nur schneller sichtbar, was sowieso offen ist.
• Fehlerquelle ist daher meist nicht die KI, sondern die jahrelang gewachsene Rechte- und Ablagestruktur.

Für die Praxis bedeutet das:

• Führen Sie vor dem Roll-out von KI-Assistenten ein Berechtigungs-Audit durch.
• Definieren Sie Schutzzonen für besonders sensible Daten (HR, interne Untersuchungen, interne Finanzen, heikle Mandate).
• Dokumentieren Sie Entscheidungen zur Datenklassifizierung – das hilft später bei internen Rückfragen und gegenüber Datenschutzbeauftragten.

Organisatorische Maßnahmen sind genauso wichtig wie Technik

Technisch abgesicherte Systeme reichen nicht. Entscheidend ist, wie in der Kanzlei mit KI tatsächlich gearbeitet wird. Aus meiner Erfahrung funktionieren folgende Maßnahmen besonders gut:

• KI-Richtlinie für die Kanzlei: kurz, verständlich, mit Beispielen. Was ist erlaubt, was nicht? Welche Daten dürfen nicht in externe KI-Systeme eingegeben werden?
• Benennung von KI-Verantwortlichen: mindestens eine Person pro Standort oder Praxisgruppe, die als Ansprechpartner fungiert und Entscheidungen kanalisiert.
• Regelmäßige Schulungen: nicht nur zum Tool, sondern zu Use Cases, Datenschutz, Haftungsfragen und Qualitätssicherung.

Dadurch wird KI nicht zum wilden Westen, sondern Teil der professionellen Arbeitsweise.

3. Wo KI in der Kanzlei heute wirklich Mehrwert bringt

Nicht jede Aufgabe in der juristischen Praxis braucht sofort KI. Viele Workflows lassen sich mit klassischer Automatisierung schneller und stabiler lösen als mit „smarter“ Technologie. Gleichzeitig gibt es Bereiche, in denen KI im Jahr 2025 kaum zu schlagen ist.

Automatisierung ohne KI: Der unterschätzte Hebel

Sophie Martinetz hat im Call darauf hingewiesen, dass Dokumentenautomatisierung oft auch ohne KI hervorragend funktioniert. Gerade für deutsche Kanzleien, die zum Beispiel standardisierte Dokumente brauchen, lohnt sich eine klare Trennung:

Gut geeignet für klassische Automatisierung (ohne KI):

• Standardisierte Vertragsmuster (Arbeitsverträge, AGB, Geheimhaltungsvereinbarungen)
• Serienbriefe, Mandatsbestätigungen, Vollmachten
• wiederkehrende Antrags- und Formularsachverhalte

Hier arbeiten Vorlagen, Klauselbibliotheken und Parameterabfragen oft schneller, rechtssicherer und kostengünstiger als eine KI-Lösung.

Wo KI ihre Stärken ausspielt

Spannend wird es dort, wo Strukturen variabler sind und juristische Einschätzung mit großen Textmengen zusammenkommt. Typische KI-Use-Cases für Kanzleien:

1. Vertragsanalyse & Benchmarks

   • Vergleich von Mandantenverträgen mit eigenen Standardklauseln oder Marktstandards
   • Hervorheben von Abweichungen („rote Flaggen“)
   • Erste Risikoeinschätzungen für Due Diligence oder M&A

2. Intelligente Rechtsrecherche

   • Zusammenfassen langer Entscheidungen
   • Vorschläge für relevante Normen oder Rechtsprechung als Ausgangspunkt
   • Querbezüge zwischen Akten, Gutachten und Schriftsätzen

3. Wissensmanagement in der Kanzlei

   • Schneller Zugriff auf interne Gutachten, Schriftsatzbausteine, Mandatsnotizen
   • KI-gestützte Suche: „Zeig mir alle Fälle der letzten fünf Jahre zu Kündigungsschutz im öffentlichen Dienst mit Vergleichsschluss.“

4. Unterstützung bei mittel-komplexen Routineaufgaben

   • Entwürfe für E-Mails an Mandanten
   • Zusammenfassungen von Telefonaten oder Besprechungen auf Basis von Mitschriften
   • Vorschläge für Argumentationslinien, die der Anwalt anschließend prüft und schärft

Wichtig: KI ersetzt weder juristische Prüfung noch strategisches Denken. Sie verschiebt aber die Arbeitszeit – weg von Fleißarbeiten hin zu Bewertung, Strategie und Kommunikation.

4. Typische Fehler deutscher Kanzleien – und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Kanzleien starten nicht völlig falsch, aber an der falschen Stelle. Sie testen Tools, ohne ihre Strukturen zu kennen, oder sie diskutieren Datenschutzfragen, ohne konkrete Use Cases zu definieren.

Vier häufige Stolperfallen

1. Tool-getriebene Projekte
   „Wir müssen jetzt auch irgendwas mit Copilot machen.“ – ohne klare Ziele, Kennzahlen oder Verantwortlichkeiten.
   Besser: Erst Anwendungsfälle definieren, dann die passende Lösung auswählen.

2. Fokus nur auf Partnerrunde
   Entscheidungen werden allein im Management getroffen, das Team wird erst beim Roll-out informiert.
   Ergebnis: Skepsis, Widerstand, Schatten-IT.

3. Keine Zeit für Change Management
   KI wird „on top“ eingeführt, ohne Prozesse oder Arbeitsteilung anzupassen.
   Folge: Mehr Stress, kein erlebter Mehrwert.

4. Übertriebene oder fehlende Angst vor Risiken
   Entweder: „KI ist zu gefährlich, wir lassen das.“
   Oder: „KI ist schwarzmagisch, wird schon passen.“
   Beides ist unprofessionell. Juristische Arbeit verlangt kontrollierte, dokumentierte Entscheidungen – das gilt auch für KI.

Erfolgsfaktor Beteiligung: Das ganze Team einbinden

Ein Punkt aus dem Future-Law-Call, den ich persönlich sehr wichtig finde: Mitarbeitende haben oft ganz andere, sehr praktische Ideen, wie KI sie unterstützen könnte. Und sie sind häufig positiv überrascht, wenn sie selbst ausprobieren dürfen.

Konkrete Schritte:

• Starten Sie einen internen KI-Use-Case-Workshop mit Associates, WissMit, Assistenz, IT, ggf. Buchhaltung.
• Sammeln und priorisieren Sie Ideen nach drei Kriterien:
  1. Mandantennutzen
  2. Zeitersparnis / Entlastung
  3. Risiko / Komplexität der Umsetzung
• Starten Sie mit 2–3 Pilot-Use-Cases, nicht mit 20.

So schaffen Sie Erfahrungswissen im Haus – und genau das braucht es, um KI langfristig sinnvoll zu verankern.

5. Eine praxisnahe Roadmap für Ihren KI-Einsatz

Der einfachste Weg, KI strukturiert in Ihre Kanzlei zu bringen, ist ein mehrstufiges Vorgehen. Aus den Erfahrungen von Future-Law und vielen Kanzleiprojekten ergibt sich ein Muster, das sich auch auf deutsche Kanzleien gut übertragen lässt.

Schritt 1: Standortbestimmung & Strategie

• Analyse von IT-Landschaft, Datenstruktur, Berechtigungen
• Identifikation der wichtigsten Geschäftsbereiche und Mandatsarten
• Festlegung von Zielen: Effizienz, Qualität, neue Angebote, Mitarbeiterbindung

Schritt 2: Use Cases & Prozesse definieren

• Auswahl der ersten sinnvollen KI-Use-Cases (z.B. Vertragsanalyse, Wissenssuche, Meeting-Zusammenfassungen)
• Beschreibung der Soll-Prozesse: Wer macht was, wann, mit welchem Tool?
• Bewertung von Datenschutz, Mandatsgeheimnis, Haftungsfragen

Schritt 3: Tool-Auswahl & Implementierung

• Auswahl geeigneter Lösungen (häufig auf Basis von Microsoft 365, spezialisierte LegalTechs, DMS-Integrationen)
• Technische Einrichtung, Rechtekonzepte, Datenklassifizierung
• Pilotbetrieb mit klar definierter Testgruppe

Schritt 4: Schulung, Change & Skalierung

• Zielgruppengerechte Schulungen (Partner, Associates, Assistenz, Verwaltung)
• Anpassung von Arbeitsanweisungen und Qualitätsrichtlinien
• Ausweitung auf weitere Praxisgruppen und Standorte

Wer diesen Weg strukturiert geht, reduziert Risiken – und erhöht gleichzeitig die Chance, dass KI in der Kanzlei nicht nur ein „nice to have“, sondern ein echter Wettbewerbsfaktor wird.

Fazit: KI ist Basistechnologie – und bleibt

KI wird für deutsche Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Basistechnologie, ähnlich wie E-Mail oder elektronische Aktenführung. Sie verschwindet nicht mehr, sie wird leiser und selbstverständlicher im Hintergrund arbeiten.

Für die LegalTech-Praxis heißt das:

• Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die eigene Infrastruktur „AI-ready“ zu machen.
• Wer Strukturen, Berechtigungen und Prozesse klärt, kann KI sicher und effektiv in Vertragsanalyse, Rechtsrecherche, Prozessmanagement und Kanzleiorganisation einsetzen.
• Kanzleien, die ihr Team frühzeitig einbinden und den Wandel aktiv gestalten, werden 2026 deutlich effizienter, attraktiver für Talente und professioneller im Umgang mit Mandanten auftreten.

Die Frage ist daher weniger, ob Sie KI einsetzen werden, sondern wie gut vorbereitet Sie sind, wenn sie vollständig im Kanzleialltag angekommen ist. Wenn Sie diese Reise nicht alleine gehen wollen, lohnt sich eine strukturierte Begleitung – von der Strategie über die Auswahl der richtigen Anwendungsfälle bis hin zum Change Management im Team.

Die nächsten Jahre werden zeigen, welche Kanzleien KI nur ausprobieren – und welche sie wirklich zu ihrem Vorteil nutzen. Jetzt ist der Moment, die Weichen zu stellen.