Wie Kanzleien KI-Assistenten wirklich produktiv nutzen – mit Learnings aus über 5.000 Nutzer:innen, konkreten Use Cases und einem 90-Tage-Fahrplan.
Warum KI-Assistenten für Kanzleien jetzt Chefsache sind
Deutsche und österreichische Kanzleien, die 2024/2025 frühzeitig KI-Assistenten eingeführt haben, berichten von bis zu 30–40 % Zeitersparnis bei Standardaufgaben – ohne die Anzahl der Anwält:innen zu erhöhen. Genau über diese Erfahrungen spricht Robin J. Lee (Director Expansion DACH bei BRYTER) im Rahmen der Future-Law Legal Tech Konferenz in Wien.
Der rote Faden: Kanzleien, die KI nur „zum Ausprobieren“ einführen, bleiben im Spielzeugmodus. Kanzleien, die KI-Assistenten als Produktivwerkzeug verstehen, gewinnen Mandate und Marge.
Dieser Beitrag ordnet die Learnings aus über 5.000 Nutzer:innen von KI-Assistenten ein und übersetzt sie in konkrete Praxis-Tipps für deutsche und österreichische Rechtsanwält:innen. Er gehört zur Reihe „KI für deutsche Rechtsanwälte: LegalTech Praxis“ und fokussiert auf die Frage: Wie setze ich KI-Assistenten so ein, dass sie messbar Kanzleiergebnisse verbessern – und nicht nur Neugier befriedigen?
1. Wo KI-Assistenten Kanzleien heute wirklich entlasten
KI-Assistenten bringen den größten Nutzen dort, wo jurische Arbeit strukturiert, wiederkehrend und textlastig ist. Nicht bei der „großen Strategie“, sondern im Tagesgeschäft.
Typische Einsatzfelder, die sich in vielen Kanzleien durchgesetzt haben:
1.1 Vertragsarbeit: vom „Blanko-Word“ zum geführten Assistenten
Anstatt bei jedem Mandat mit einer alten Word-Vorlage zu starten, setzen viele Kanzleien heute KI-gestützte Vertragsassistenten ein:
- Vertragsentwürfe aus Stichworten generieren (z.B. Mietvertrag, SaaS-Vertrag, AGB)
- Klauselvarianten vorschlagen, abgestuft nach Risikoprofil
- länderspezifische Anpassungen als Auswahl (DE/AT, Konzern vs. KMU)
- rechtssichere, aber verständliche Zusammenfassungen für Mandant:innen erstellen
Der Deal ist einfach: Die Anwält:in bleibt inhaltlich verantwortlich, die KI übernimmt Fleißarbeit und Variantenbildung. Kanzleien berichten, dass Erstentwürfe dadurch oft in 15–30 Minuten statt in 1–2 Stunden erstellt werden.
1.2 Rechtsrecherche und Strukturierung von Wissen
KI-Assistenten ersetzen keine Kommentarliteratur oder Fachverlage, aber sie strukturieren und durchsuchen Wissen deutlich schneller:
- schnelle Vorstrukturierung von Argumentationslinien
- Generierung von Checklisten zu wiederkehrenden Themen (z.B. DSGVO, Lieferkettensorgfalt, Arbeitsrecht)
- Zusammenfassungen langer Urteile oder Gutachten für das Mandanten-Update
Wichtig: Die KI ist der juristische Referendar, nicht der Richter. Alles wird geprüft, aber nicht mehr alles von Hand vorformuliert.
1.3 Mandantenkommunikation & Kanzleimanagement
Viele Kanzleien unterschätzen, wie stark KI-Assistenten im Backoffice helfen können:
- Entwürfe für Mandantennewsletter zu neuen Urteilen oder Gesetzesänderungen
- automatisierte FAQ-Antworten auf wiederkehrende Mandatsanfragen
- Erstqualifizierung bei Online-Anfragen (Thema, Dringlichkeit, Zuständigkeit)
- interne Notizen, Gesprächsprotokolle, Aufgabenlisten aus Besprechungen
Gerade im Wettbewerb um Unternehmenskunden zählt die Geschwindigkeit. Wer innerhalb von 2 Stunden eine strukturierte Ersteinschätzung senden kann, wirkt schlicht professioneller.
2. Die drei häufigsten Fehler beim Einsatz von KI in Kanzleien
Die meisten Kanzleien scheitern nicht an der Technik, sondern an der Einführung. Aus Projekten mit vielen hundert Nutzer:innen zeigen sich immer wieder dieselben drei Stolpersteine.
2.1 KI als Spielzeug statt als Werkzeug
„Wir haben auch mal ChatGPT freigeschaltet“ – das ist kein KI-Projekt, sondern ein Strohfeuer.
Was schief läuft:
- kein klarer Use Case, nur „probiert mal rum“
- keine Integration in bestehende Kanzleiprozesse
- keine Vorgaben zu Qualität, Datenschutz, Doku
Ergebnis: Nach ein paar Wochen ist die Begeisterung weg. Produktivitätseffekte? Null.
Besser: Starten Sie mit 2–3 klar definierten Anwendungsfällen, z.B.
- Entwurf einfacher arbeitsrechtlicher Abmahnungen
- Zusammenfassungen von Urteilen für Mandantenmails
- strukturierte Mandatsaufnahme bei Online-Anfragen
Diese werden sauber gestaltet, getestet, verbessert – und erst dann ausgerollt.
2.2 Kein klarer Rahmen zu Haftung & Verantwortung
Viele Partner:innen haben Bauchschmerzen: „Darf ich KI im Mandat überhaupt einsetzen?“
Die Realität: KI-Einsatz ist zulässig, wenn Sie Vertraulichkeit, Datenschutz und anwaltliche Verschwiegenheit wahren – und die anwaltliche Verantwortung nicht an die Maschine abgeben.
Was Sie brauchen:
- interne Richtlinie: Wofür darf KI genutzt werden, wofür nicht?
- Dokumentation im Mandat: Welche Teile sind KI-gestützt erstellt worden?
- Review-Prozess: Wer prüft was, bevor etwas das Haus verlässt?
Sobald diese Fragen beantwortet sind, sinkt die Angst – und die Nutzung steigt.
2.3 Fehlende Schulung: „Die Junganwälte werden das schon machen“
Nur weil jüngere Kolleg:innen digitalaffin sind, heißt das nicht, dass sie effizient juristisch mit KI arbeiten.
Erfahrungswert: Ohne Schulung läuft sehr viel Zeit in Prompt-Experimente, ohne stabile, reproduzierbare Ergebnisse.
Was funktioniert:
- kurze, fokussierte Trainings (60–90 Minuten) pro Use Case
- Vorlagen-Prompts und Do/Don’t-Beispiele
- gemeinsame Beispiele aus echten Mandaten (anonymisiert)
3. Learnings aus über 5.000 Nutzer:innen: Was funktioniert wirklich?
Aus Plattformdaten und Praxisberichten (u.a. von BRYTER-Kund:innen) lassen sich einige robuste Muster ableiten.
3.1 Erfolgreiche Kanzleien starten klein – aber sehr konkret
Statt „Wir wollen KI in der ganzen Kanzlei“, wählen erfolgreiche Teams:
- ein Rechtsgebiet, z.B. Arbeitsrecht, M&A, Datenschutz
- einen Prozess, z.B. Vertragsprüfung, Mandatsaufnahme, Standard-Gutachten
- eine Kennzahl, z.B. durchschnittliche Bearbeitungszeit oder Write-Off-Quote
Beispiel aus der Praxis:
- mittelgroße Wirtschaftskanzlei (ca. 60 Anwält:innen)
- Start-Use-Case: automatisierte Erstbewertung von Lieferverträgen nach definierten Risikokriterien
- Ziel: Zeitersparnis von mindestens 30 % bei der Erstprüfung
- Ergebnis nach 3 Monaten Pilottest: ca. 35 % schnellere Prüfungen, gleichzeitig bessere Standardisierung der Bewertungen, weniger Rückfragen der Mandanten
3.2 Standardisierung schlägt „KI-Magie“
Die größten Effizienzgewinne entstehen nicht durch „Zauber-KI“, sondern durch
- klare Vorlagen
- vorstrukturierte Checklisten
- vordefinierte Workflows
Die KI-Assistenten arbeiten innerhalb dieser Strukturen:
- Schritt-für-Schritt-Abfragen statt freier Texteingabe
- feste Auswahloptionen (Risikoprofil, Branche, Sprache)
- feste Ausgabestruktur (z.B. Gliederungspunkte, Risikomatrix, To-dos)
Damit werden Ergebnisse verleichbar, qualitätssicher und nachschulbar – ein Riesenvorteil für größere Kanzleien mit vielen Associates.
3.3 Nutzer:innen wollen „Ein Klick in der gewohnten Umgebung“
Ein oft unterschätzter Punkt: Die beste KI nützt nichts, wenn sie nicht dort ist, wo die Leute arbeiten.
Bewährt haben sich Integrationen in:
- DMS/Kanzleisoftware
- Outlook / E-Mail
- Word / Office
- interne Wissensdatenbanken
Erfolgreiche Kanzleien sorgen dafür, dass die Anwält:in KI in dem Tool nutzen kann, in dem sie ohnehin arbeitet – ohne dauernd Fenster zu wechseln oder Inhalte hin- und herzuko-pieren.
4. Konkreter Fahrplan: In 90 Tagen zum produktiven KI-Assistenten
Wer KI-Assistenten seriös einführen möchte, braucht keinen 12-Monats-Masterplan. 90 Tage reichen, um den ersten produktiven Use Case live zu haben.
4.1 Phase 1 (Tag 1–14): Use Case auswählen und Rahmen klären
-
Use Case wählen
- wiederkehrende Tätigkeit
- klar messbare Zeitfresser
- überschaubares Haftungsrisiko
-
Rahmenbedingungen festlegen
- Datenschutz, Verschwiegenheit, Hosting (EU, On-Prem, etc.)
- welche Daten dürfen in den Assistenten einfließen?
- wer trägt die fachliche Verantwortung?
-
Ziele definieren
- z.B. 25 % weniger Bearbeitungszeit pro Vorgang
- oder: Wiedervorlagequoten / Rückfragen von Mandanten senken
4.2 Phase 2 (Tag 15–45): Assistent bauen und mit echten Fällen testen
- Fragen- und Entscheidungslogik skizzieren („Was frage ich wann?“)
- Vorlagen und Beispiele hinterlegen
- 3–5 Pilotnutzer:innen auswählen (Partner + Associates + Assistenz)
- 10–20 echte Fälle durch den Assistenten laufen lassen
- Feedback-Runden alle 1–2 Wochen: Was passt, was fehlt, wo hakt’s?
Erfahrung aus vielen Projekten: Die erste Version ist nie perfekt, aber nach 3 Iterationsschleifen kommt man auf ein sehr belastbares Niveau.
4.3 Phase 3 (Tag 46–90): Rollout, Schulung, Messung
- kurze Live-Demos für das betroffene Team
- 1–2-seitige Kurzanleitung mit Screenshots und Beispielen
- Feedbackkanal (Person oder E-Mail), um Probleme schnell zu sammeln
- nach 6–8 Wochen: erste Auswertung der Kennzahlen
Wer die Zahlen ernsthaft misst, erlebt oft eine Überraschung: Nicht nur Zeitersparnis steigt, sondern auch die Einheitlichkeit der Ergebnisse – ein Pluspunkt bei Mandanten und in Legal Operations von Unternehmen.
5. Häufige Fragen aus Kanzleien – pragmatisch beantwortet
„Ist KI für kleinere Kanzleien überhaupt relevant?“
Ja. Gerade kleinere Einheiten können mit KI-Assistenten ein Niveau an Professionalität bieten, das früher nur Großkanzleien hatten. Zum Beispiel strukturierte Mandatsaufnahme, schnelle Standardverträge, elegante Mandantenupdates.
„Wie transparent muss ich Mandant:innen gegenüber sein?“
Viele Kanzleien fahren gut mit dem Ansatz: „Wir setzen moderne Technologien ein, um effizient zu arbeiten, die rechtliche Verantwortung liegt aber immer bei uns.“ Bei komplexen oder sensiblen Mandaten lohnt sich eine explizite Information, um Vertrauen zu stärken.
„Wie verhindere ich Qualitätsabfall?“
- klare Review-Pflicht: kein KI-Ergebnis geht ungeprüft raus
- KI-Ergebnisse als Entwurf labeln
- Richtlinien, wofür KI nicht eingesetzt wird (z.B. komplexe Subsumtionen in Hochrisikomandaten)
6. Nächster Schritt: Vom Experiment zur Kanzlei-Strategie
Wer 2025 als Kanzlei konkurrenzfähig bleiben will, kommt an KI-Assistenten im Kanzleialltag nicht mehr vorbei – genauso wie an E-Mail vor 20 Jahren oder DMS vor 10 Jahren. Der Unterschied: Diesmal geht es nicht nur um Technik, sondern direkt um Ihr Geschäftsmodell und Ihre Margen.
Im Rahmen der Future-Law Legal Tech Konferenz teilen Expert:innen wie Robin J. Lee genau diese Praxiserfahrungen aus über 5.000 Nutzer:innen – und zeigen, wie DACH-Kanzleien LegalTech und KI bereits heute produktiv einsetzen.
Für Ihre eigene Kanzlei bedeutet das:
- Starten Sie bewusst mit einem klaren Use Case, nicht mit „Wir probieren mal KI“.
- Sorgen Sie für klare Leitplanken zu Datenschutz, Haftung und Qualität.
- Machen Sie KI-Assistenten zu einem normalen Werkzeug im Alltag – genauso wie Word oder Outlook.
Wer diesen Schritt jetzt geht, wird in ein, zwei Jahren nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch bei Mandanten deutlich moderner wahrgenommen werden. Die spannende Frage ist weniger ob Sie KI-Assistenten einführen – sondern wie schnell Sie es so tun, dass Ihre Kanzlei konkret davon profitiert.