Wenn KI zum Kollegen wird: Was Kanzleien jetzt tun müssen

Wenn KI zum Kollegen wird: Was Kanzleien jetzt tun müssen

76 % der Führungskräfte sehen KI-Agenten inzwischen eher als Kollegen statt als bloßes Werkzeug. Diese Zahl stammt aus einer aktuellen Studie von BCG und MIT Sloan – und sie beschreibt ziemlich genau, was ich gerade in deutschen Kanzleien beobachte: KI ist nicht mehr nur ein Tool im Hintergrund, sondern ein aktiver „Mitarbeiter“, der Aufgaben übernimmt, Entscheidungen vorbereitet und mitlernt.

Für Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist das kein theoretisches Zukunftsthema. Wer heute über LegalTech spricht, spricht in Wahrheit über hybride Teams aus Mensch und KI. Und diese Teams müssen geführt, organisiert und rechtlich sauber eingehegt werden.

In diesem Beitrag aus unserer Reihe „KI für deutsche Rechtsanwälte: LegalTech Praxis“ geht es darum, was es bedeutet, wenn KI in Kanzleien zum Kollegen wird – und wie Sie das so gestalten, dass Produktivität steigt, Haftungsrisiken sinken und Mitarbeitende mitziehen.

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1. Was „agentische KI“ für Kanzleien konkret bedeutet

Agentische KI ist KI, die nicht nur antwortet, sondern eigenständig handelt: planen, Aufgaben ausführen, aus Ergebnissen lernen. Genau das macht sie für Kanzleien so spannend – und so heikel.

Von der Recherchehilfe zum „digitalen Associate“

In vielen Kanzleien steht KI aktuell noch an drei Stellen:

• als Rechercheassistent für Urteile und Aufsätze,
• als Vertragsanalyse-Tool (z.B. bei M&A-Due-Diligence),
• als Dokumentengenerator für Standardverträge, Schriftsätze oder Gutachtenentwürfe.

Agentische KI geht einen Schritt weiter. Sie kann zum Beispiel:

• eigenständig Fristen aus Akten extrahieren, im Kanzleisystem anlegen und Erinnerungen versenden,
• Mandanten nach vordefinierten Regeln vorqualifizieren, Unterlagen anfordern und sortieren,
• bei der Steuerdeklaration Belege prüfen, Buchungen vorschlagen und Auffälligkeiten markieren,
• bei Compliance-Prüfungen Checklisten abarbeiten, Risiken clustern und erste Report-Entwürfe schreiben.

Rein fachlich wirkt das wie ein sehr schneller, sehr fleißiger Junior. Der Unterschied: Dieser „Kollege“ braucht keine Pause, arbeitet parallel in dutzenden Mandaten und lernt aus jedem Durchlauf.

Warum das die klassische Arbeitsteilung sprengt

Bisher war die Welt in Kanzleien klar verteilt:

• Mensch: rechtliche Würdigung, Verantwortung, Mandantenkontakt
• Software: Datenhaltung, Wiedervorlage, Formatierung

Mit agentischer KI verschwimmt diese Grenze. Systeme treffen Vorentscheidungen, priorisieren Aufgaben und definieren, welche Akte sie einem Anwalt wann vorlegen. Genau deshalb betrachten laut der Studie bereits 76 % der Führungskräfte diese Systeme eher als Kollegen denn als Werkzeug.

Für Kanzleien heißt das: Wer so tut, als sei KI nur „bessere Software“, übersieht den Führungs- und Haftungsteil der Gleichung.

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2. Neue Führungsaufgabe: Hybride Teams aus Mensch und KI

Kanzleien, die agentische KI nutzen, brauchen ein anderes Verständnis von Führung. Es reicht nicht, irgendwo ein LegalTech-Tool einzukaufen und „einzuführen“.

KI muss geführt werden – wie ein sehr spezieller Mitarbeiter

Ich habe mit Partnerinnen gesprochen, die ehrlich gesagt haben: „Das Tool macht tolle Sachen, aber niemand weiß so recht, wer es eigentlich verantwortet.“ Genau hier wird es gefährlich.

Für Kanzleien sollten ein paar Grundprinzipien gelten:

1. Klare Rollenverteilung

   • Was macht die KI autonom?
   • Wo ist sie nur Vorschlagsmaschine?
   • An welcher Stelle ist zwingend ein „Human in the Loop“?

2. Definierte Verantwortlichkeit

   • Wer ist Partner-in-Charge für den KI-Einsatz in einem Mandat?
   • Wer entscheidet, ob ein KI-Vorschlag übernommen, angepasst oder verworfen wird?

3. Dokumentation der Zusammenarbeit

   • Wie wird sichtbar, welche Teile eines Schriftsatzes von KI kommen?
   • Wie wird sichergestellt, dass Prüf- und Freigabeschritte belegbar sind (Stichwort Haftung, Berufshaftpflicht)?

In der BCG/MIT-Studie ist von „AI Orchestrators“ die Rede – Personen, die hybride Teams aus Menschen und KI koordinieren. Für Kanzleien ist das im Kern eine Mischung aus:

• erfahrener Anwältin/Partner mit Technikverständnis,
• LegalTech-Verantwortlichem,
• und jemandem, der Prozesse denkt, nicht nur Fälle.

Warum das Management wichtiger ist als der Code

BCG bringt es auf den Punkt: Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Code, sondern im Management. Technologie lässt sich einkaufen, Führung nicht.

Gerade im Rechtsmarkt sehe ich zwei Risiken:

• Kontrollverlust: KI-gestützte Massenprozesse (z.B. Fluggastrechte, Diesel, Inkasso) skalieren rasant, aber niemand trägt die Gesamtverantwortung für die „KI-Strategie“.
• Potenzialverlust: Hochqualifizierte Juristen bearbeiten weiter manuelle Routinen, während KI-Tools nebenbei laufen, ohne ernsthaft in die Arbeitsorganisation eingebaut zu sein.

Wer KI-Agenten wie Kollegen behandelt, braucht Führungsinstrumente: Zielbilder, Feedbackschleifen, Qualitätsmetriken – nur eben angepasst an einen „digitalen Kollegen“.

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3. Organisatorische Folgen: Flachere Hierarchien, neue Rollen

Die Studie zeigt: Dort, wo agentische KI intensiv genutzt wird, ändern Unternehmen ihre Strukturen. Das gilt auch für Kanzleien und multidisziplinäre Einheiten mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung.

Flachere Hierarchien durch KI

Unternehmen mit starkem KI-Einsatz erwarten laut Studie:

• 45 %: flachere Hierarchien
• 43 %: mehr Generalisten statt hoch enger Spezialisten

Übertragen auf Kanzleien heißt das:

• Klassische Pyramidenmodelle mit breiter Associate-Basis könnten sich verändern, wenn ein Teil der Standardarbeit von KI-Agenten übernommen wird.
• Seniorität wird weniger an „Anzahl der bearbeiteten Standardfälle“ gemessen, sondern eher an:
  • Fähigkeit, KI-Ergebnisse einzuordnen,
  • Mandanten strategisch zu beraten,
  • Risiko und Wirtschaftlichkeit auszubalancieren.

Neue Rollen in der Kanzlei

Mit agentischer KI entstehen Funktionen, die es so bisher nicht gab:

• AI Orchestrator Legal: Verantwortet, wie KI in Mandatsarbeit eingesetzt wird, stimmt Workflows mit Fachabteilungen ab, definiert Standards für Prüf- und Freigabeschritte.
• „HR für Agenten“ in der Kanzlei: Kümmert sich darum, dass KI-Systeme „eingestellt“, trainiert, überwacht und weiterentwickelt werden – ähnlich wie ein Kompetenzteam für Mitarbeiterentwicklung, nur eben für Systeme.
• Legal Generalists mit Tech-Fokus: Juristen, die funktionsübergreifend denken und Schnittstellen zwischen Fachrecht, Kanzleiprozessen und Technologie gestalten.

Gerade in Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung bietet das enorme Chancen. Viele Tätigkeiten sind stark standardisiert, datenzentriert und damit hervorragend für agentische KI geeignet – von der E-Bilanz bis zur Massenprüfung von Belegen.

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4. Praxisbeispiele: Wie KI als „Kollege“ in Kanzleien arbeitet

Damit das nicht abstrakt bleibt, hier ein paar realistische Szenarien, wie agentische KI in deutschen Kanzleien, Steuerkanzleien und WP-Gesellschaften aussehen kann.

Beispiel 1: Vertragsanalyse in der Transaktionspraxis

Ein KI-Agent erhält Zugriff auf einen Datenraum mit 2.000 Verträgen:

• Er liest alle Dokumente, klassifiziert Vertragstypen und erkennt Kernklauseln.
• Er erstellt automatisch eine Risikomatrix mit relevanten Abweichungen von der Standard-Policy.
• Er generiert pro Zielgesellschaft einen ersten DD-Report-Entwurf.

Die menschlichen Anwälte fokussieren sich dann auf:

• rechtliche Bewertung der identifizierten Risiken,
• wirtschaftliche Einordnung gegenüber dem Mandanten,
• Verhandlungsstrategie und SPA-Anpassungen.

Beispiel 2: KI-Agent im Steuerkanzlei-Alltag

Ein Steuer-KI-Agent ist an Buchhaltungs- und DMS-System angebunden:

• Er liest Belege ein, schlägt Buchungssätze vor und markiert Unklarheiten.
• Er erkennt Muster, die auf fehlende Unterlagen oder typische Fehler hinweisen.
• Er erstellt Entwürfe von Steuererklärungen und markiert Positionen mit erhöhtem Prüfungsrisiko.

Der Mensch steuert:

• Plausibilitätsprüfung,
• Abstimmung mit dem Mandanten,
• finale Verantwortungsübernahme.

Beispiel 3: Litigation-KI im Streitverfahren

Ein KI-Agent begleitet eine komplexe Klage:

• Er sammelt automatisch neue Entscheidungen zu relevanten Rechtsfragen.
• Er aktualisiert Argumentationslinien und erstellt Vorschläge für ergänzende Schriftsätze.
• Er überwacht Fristen und bereitet Wiedervorlagen vor.

Das Litigation-Team entscheidet:

• Welche Argumente werden tatsächlich vorgetragen?
• Wie wird die Linie kommunikativ gegenüber Gericht und Gegenseite ausgestaltet?
• Wo wird bewusst eine andere Strategie als der KI-Vorschlag gefahren?

In allen Beispielen gilt: Die KI arbeitet wie ein extrem leistungsfähiger Kollege, aber der Mensch trägt Verantwortung – fachlich, ethisch, haftungsrechtlich.

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5. Fünf konkrete Schritte für Kanzleien jetzt

Die gute Nachricht: Der Einstieg in agentische KI muss kein Riesenprojekt sein. Entscheidend ist, strukturiert vorzugehen.

1. Anwendungsfälle priorisieren

Starten Sie nicht mit „Wir brauchen KI“, sondern mit:

• Welche Tätigkeiten sind wiederkehrend, regelbasiert und textlastig?
• Wo verbringt Ihr Team heute am meisten Zeit mit eher monotoner Arbeit?
• Welche Use Cases haben gleichzeitig hohes Volumen und überschaubare Risiken?

Typische Startpunkte:

• Standardvertragserstellung,
• Massenkorrespondenz,
• Fristen- und Terminverwaltung,
• steuerliche Routinethemen.

2. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Bevor das erste KI-Tool live geht, sollten diese Fragen beantwortet sein:

• Wer ist Product Owner / AI Orchestrator in der Kanzlei?
• Welche Partner tragen fachliche Aufsicht über welche KI-gestützten Prozesse?
• Wie sieht das Vier-Augen-Prinzip zwischen Mensch und KI aus?

3. Governance & Ethik festlegen

Gerade für Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist das nicht optional:

• Welche Daten dürfen in welche KI-Systeme eingegeben werden (Mandatsgeheimnis, DSGVO, § 203 StGB)?
• Wie wird dokumentiert, wo KI beteiligt war?
• Wie gehen Sie mit Halluzinationen und Fehlentscheidungen um? Gibt es ein definiertes Eskalationsverfahren?

4. Mitarbeitende qualifizieren – juristisch und praktisch

In Kanzleien, die KI intensiv nutzen, sagen laut Studie 95 % der Mitarbeitenden, dass KI ihre Arbeit bereichert. Das passiert aber nicht von selbst.

Was erfahrungsgemäß hilft:

• kurze, praxisnahe Hands-on-Trainings statt abstrakter Schulungen,
• konkrete Guidelines wie „So prüfst du KI-Output“ oder „Diese Formulierungen musst du selbst setzen“
• offene Diskussion über Sorgen: Was heißt das für Karrierewege, Spezialisierung, Arbeitsbelastung?

5. Klein starten, systematisch skalieren

• Beginnen Sie mit einem Pilotbereich (z.B. Arbeitsrecht, Steuerdeklaration, Inkasso).
• Messen Sie Effekte: Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Mitarbeitendenzufriedenheit.
• Skalieren Sie nur das, was fachlich, organisatorisch und kulturell funktioniert.

So entsteht Schritt für Schritt eine Kanzlei, in der KI nicht ein Fremdkörper ist, sondern ein integrierter Kollege mit klarer Rolle.

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Ausblick: Warum „KI als Kollege“ für Kanzleien ein Vorteil ist

Richtig implementiert ist agentische KI kein Bedrohungsszenario, sondern eine Chance für qualitativ bessere Arbeit. In Unternehmen mit fortgeschrittener KI-Nutzung sagen heute schon 95 % der Mitarbeitenden, dass KI ihre Arbeit bereichert – vor allem, weil sie Routine abnimmt und Raum für strategisches Denken schafft.

Für Kanzleien, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bedeutet das:

• mehr Zeit für echte Beratung statt Formularpflege,
• mehr Fokus auf komplexe Fälle statt Standardprozesse,
• attraktivere Arbeitsbedingungen für junge Talente, die nicht zehn Stunden täglich Dokumente sortieren wollen.

Die zentrale Frage ist deshalb nicht, ob KI zum Kollegen wird, sondern wie gut Sie diese neue Kollegenschaft gestalten. Wer heute beginnt, die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI aktiv zu organisieren, legt den Grundstein für eine Kanzlei, die auch in fünf oder zehn Jahren noch wettbewerbsfähig ist.

Die nächste logische Stufe in Ihrer LegalTech-Strategie lautet also: Nicht nur Tools einführen, sondern hybride Teams bauen. Wenn Sie diesen Schritt bewusst gehen, wird KI nicht zum Risiko, sondern zu einem sehr zuverlässigen Kollegen.