Datengetriebenes Business Development für Kanzleien

Warum datengetriebenes Business Development jetzt zur Pflicht wird

Die meisten Kanzleien steuern ihr Business Development noch immer nach Bauchgefühl, persönlichem Netzwerk und Excel-Listen. Gleichzeitig berichten Kanzleien, die konsequent auf Daten und KI setzen, von zweistelligen Wachstumsraten und deutlich besserer Mandantentreue.

Dieses Spannungsfeld stand auch im Fokus des Beitrags von Nassim Ghobrial, Head of Business Development & Marketing & Communications bei Baker McKenzie Österreich, auf der Future-Law Legal Tech Konferenz. Sein Thema: Business Development – datengetrieben.

Für deutsche und österreichische Rechtsanwälte, die sich mit LegalTech und KI beschäftigen, steckt darin eine klare Botschaft: Wer seine Kanzlei in den nächsten drei bis fünf Jahren stabil aufstellen will, braucht einen professionellen, datenbasierten Ansatz für Akquise, Mandantenentwicklung und Marktbearbeitung.

In diesem Beitrag aus der Reihe „KI für deutsche Rechtsanwälte: LegalTech Praxis“ geht es darum,

• wie datengetriebenes Business Development in Kanzleien konkret aussieht,
• welche Rolle KI dabei spielt,
• welche Daten Sie realistisch erfassen können,
• und wie Sie mit überschaubarem Aufwand starten – ohne gleich eine Großkanzlei zu sein.

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Was bedeutet „datengetrieben“ im Kanzlei-Business Development?

Datengetriebenes Business Development für Kanzleien heißt: Entscheidungen über Zielbranchen, Angebote, Preise, Ressourcen und Marketingaktivitäten werden nicht primär auf Basis von Bauchgefühl, sondern auf Basis strukturierter Informationen getroffen – idealerweise unterstützt durch KI.

Typische Fragen, die Daten beantworten sollten

Eine moderne, datenbewusste Kanzlei kann z.B. klar beantworten:

• Welche Mandanten bringen den größten Deckungsbeitrag – nicht nur den höchsten Umsatz?
• Welche Branchen wachsen, welche stagnieren im Kanzlei-Portfolio?
• Welche Art von Mandat kommt mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder (Folgegeschäft)?
• Wo verlieren wir Anfragen – an wen und warum?
• Welche Marketingkanäle führen tatsächlich zu qualifizierten Mandaten – nicht nur zu Klicks?

Ohne Daten bleiben das Schätzungen. Mit einem sauberen Kanzlei-CRM, BI-Reports und einfachen KI-Auswertungen werden daraus belastbare Aussagen.

Ein klarer Satz, den jede Kanzlei sagen können sollte: „Wir wissen, welche 20 % unserer Mandanten für 60–80 % unseres Gewinns verantwortlich sind – und wir betreuen sie bewusst danach.“

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Die Datenbasis: Welche Informationen Kanzleien wirklich brauchen

Der größte Irrtum: „Wir haben zu wenig Daten, das lohnt sich für uns nicht.“ Die Realität: Selbst kleine Boutiquen sitzen auf einem Datenschatz – sie nutzen ihn nur nicht strukturiert.

Kern-Datenquellen in der Kanzlei

Diese Quellen sind für datengetriebenes Kanzlei-Business Development besonders wichtig:

1. Mandatsdaten

   • Mandant, Branche, Rechtsgebiet, Streitwert bzw. Dealvolumen
   • Stundensätze, Rabatte, Zahlungsdauer
   • beteiligte Fee Earner, Teamstruktur

2. Finanz- und Controllingdaten

   • Umsatz nach Mandant, Partner, Team, Branche
   • Deckungsbeiträge / Profitabilität
   • Auslastung und Produktivität

3. CRM- und Kontaktdaten

   • Wer kennt wen?
   • Besprechungen, Events, Angebote, Newsletter-Interaktionen
   • Cross-Selling-Potenziale zwischen Praxisgruppen

4. Marketing- und Online-Daten

   • Website-Besuche nach Themen
   • Webinar-Anmeldungen, Eventteilnahmen
   • Reaktionen auf Mailings und Veröffentlichungen

Datenschutz und Berufsrecht: Was ist zulässig?

Für Kanzleien in Deutschland und Österreich ist klar: DSGVO und Berufsrecht setzen den Rahmen. Das ist aber kein Hinderungsgrund, sondern eher eine Frage der sauberen Umsetzung:

• Pseudonymisierung bei Auswertungen, wo möglich
• klare Löschkonzepte bei Interessenten- und Marketingdaten
• transparente Information in Datenschutzhinweisen
• Mandatsgeheimnis beachten: keine unzulässige Verknüpfung sensibler Informationen

Wer diese Grundsätze beherzigt, kann trotz strenger Regeln ein leistungsfähiges, rechtssicheres Datenfundament für Business Development aufbauen.

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Wie KI datengetriebenes Business Development in Kanzleien stärkt

KI ist nicht nur für Vertragsanalyse und Rechtsrecherche spannend. Sie ist inzwischen auch ein sehr wirksames Werkzeug im Kanzlei-Business Development.

Drei KI-Anwendungsfelder mit direktem BD-Nutzen

1. Mandanten- und Branchen-Scoring
   KI-gestützte Modelle können historische Daten analysieren und u.a. beantworten:

   • Welche Mandanten haben hohe Upselling-/Cross-Selling-Chancen?
   • Welche Branchen verhalten sich antizyklisch (z.B. Insolvenzen, Restrukturierung)?
   • Wo lohnt sich die aktive Marktbearbeitung besonders?

2. Churn- und Risikoerkennung
   Modelle zur Vorhersage von Abwanderungsrisiken erkennen Muster wie:

   • Rückgang der Mandatsfrequenz
   • vermehrte Preisverhandlungen
   • längere Zahlungsziele

   So kann das Business Development früh reagieren: persönlicher Besuch, strategisches Angebot, Projekt-Review.

3. Personalisierte Kommunikation und Content
   KI kann helfen, Inhalte zielgruppenspezifisch aufzubereiten:

   • Newsletter, die sich automatisch an Branche und Interessen anpassen
   • Themenvorschläge für Veranstaltungen, die aus Mandats- und Webseiten-Daten abgeleitet werden
   • Vorschläge für individuelle Follow-ups nach einem Event

Merksatz: KI ersetzt nicht das persönliche Mandantengespräch – sie sorgt dafür, dass Sie im richtigen Moment mit dem relevanten Thema kommen.

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Praxisbeispiele: Wie datengetriebenes BD im Kanzlei-Alltag aussieht

Um das greifbar zu machen, lohnt ein Blick in typische Szenarien – unabhängig davon, ob es sich um eine Großkanzlei wie Baker McKenzie oder eine spezialisierte Boutique handelt.

Beispiel 1: Fokus auf profitable Mandanten

Eine Kanzlei analysiert ihre letzten drei Jahre:

• 15 % der Mandanten generieren 65 % des Gewinns.
• Diese Mandanten sind zu 70 % in drei Branchen aktiv.
• In diesen Branchen gibt es klar erkennbare Wiederkehr-Mandate (z.B. regulatorische Themen, Arbeitsrecht, Datenschutz).

Konsequenzen für das Business Development:

• Aufbau eines dedizierten Branchen-Teams mit klar verteilter Verantwortung
• Entwicklung von Standardprodukten (z.B. Compliance-Audits, Schulungspakete)
• gezielte Events und Roundtables nur für diese Kernbranchen

Ergebnis: höhere Wahrnehmung als Spezialist, weniger Streuverlust, stabileres Folgegeschäft.

Beispiel 2: Smarte Nachbearbeitung von Konferenzen

Auf einer Legal Tech oder Branchenkonferenz nimmt eine Kanzlei an einem Panel teil – ähnlich wie bei der Future-Law Konferenz, bei der Nassim Ghobrial spricht. Im Anschluss werden die Leads meist irgendwie in einer Liste gesammelt, vielleicht mit ein paar Notizen.

Datengetrieben sieht das anders aus:

• Alle Kontakte wandern strukturiert ins CRM (inkl. Branche, Thema, Gesprächsnotizen).
• Ein KI-gestütztes Tool schlägt Follow-up-Mails vor, abgestimmt auf das persönliche Interesse.
• Nach 4–6 Wochen wird ausgewertet, welche Kontakte zu konkreten Mandaten geführt haben.

Nach zwei, drei Konferenzen wissen Sie ziemlich genau:

• Lohnt sich dieses Format?
• Aus welchen Rollen (z.B. Inhouse Counsel, Geschäftsführer, HR) kommen die besten Mandate?
• Welche Vortragsthemen generieren den größten Impact?

Beispiel 3: Früherkennung von Abwanderungsrisiken

Eine Kanzlei erkennt durch einfache BI-Reports:

• Ein Schlüsselkunde hat seine Mandatsanzahl im Vergleich zum Vorjahr um 40 % reduziert.
• Gleichzeitig sind die Preisdiskussionen intensiver geworden.

Das Business Development analysiert:

• Welche anderen Kanzleien treten verstärkt in dieser Branche auf?
• Welche Themen könnten dem Mandanten aktuell fehlen (z.B. ESG, KI-Compliance)?

Reaktion:

• persönliches Strategiegespräch mit dem Mandanten,
• Angebot eines Review-Workshops zur Zusammenarbeit,
• Vorschlag eines festen Key-Account-Teams.

So wird aus einer potenziellen Abwanderung eine vertiefte Beziehung.

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5 Schritte, wie auch kleinere Kanzleien datengetrieben starten können

Die meisten Kanzleien scheitern nicht am „Ob“, sondern am „Wie fangen wir an?“. Hier ein pragmatischer Fahrplan, der auch für mittelgroße Einheiten und Boutiquen realistisch ist.

Schritt 1: Zielbild definieren – was soll besser werden?

Statt sofort Tools zu kaufen, braucht es Klarheit:

• Wollen Sie profitablere Mandate?
• Wollen Sie bestimmte Branchen ausbauen?
• Wollen Sie Abhängigkeit von einzelnen Großmandanten reduzieren?

Dieses Ziel steuert, welche Daten Sie wirklich brauchen.

Schritt 2: Bestehende Datenquellen sichtbar machen

Machen Sie eine einfache Bestandsaufnahme:

• Welche Infos liegen bereits in der Kanzleisoftware?
• Welche in Excel-Listen, Outlook, Notizbüchern?
• Wer „besitzt“ welche Kontakte im Team?

Oft zeigt sich: 70 % der erforderlichen Daten sind schon da – nur verstreut.

Schritt 3: CRM und Reporting-Struktur einführen oder aufräumen

Ohne ein funktionierendes Kanzlei-CRM bleibt datengetriebenes Business Development Theorie.

Wichtig sind:

• saubere Mandanten- und Kontakt-Stammdaten,
• definierte Branchen- und Themenkategorien,
• eine disziplinierte Pflege durch Partner und Associates,
• regelmäßige Reports, die in Partner-Meetings tatsächlich angeschaut werden.

Schritt 4: Kleine KI-Piloten starten

Statt eines riesigen KI-Projekts empfehle ich 1–2 fokussierte Pilotanwendungen:

• Vorhersage, welche Leads am ehesten zu Mandaten werden
• automatische Segmentierung Ihrer Mandanten nach Potenzial
• Text-KI, die personalisierte E-Mails und Event-Nachfassungen vorbereitet

Wichtig: Juristen bleiben in der Kontrolle – KI liefert Vorschläge, der Mensch entscheidet.

Schritt 5: Business Development zur Chefsache machen

Daten und KI entfalten nur Wirkung, wenn die Kanzleiführung sie ernst nimmt:

• klare Verantwortlichkeiten (z.B. Head of Business Development wie bei Baker McKenzie),
• Budget für Daten- und KI-Projekte,
• Incentives, die BD-Aktivitäten und Zusammenarbeit honorieren.

„Business Development ist keine Marketing-Dekoration – es ist eine strategische Führungsaufgabe.“

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Was deutsche Rechtsanwälte aus datengetriebenen Vorreitern lernen können

Der Blick auf Player wie Baker McKenzie oder Plattformen wie Future-Law zeigt: LegalTech, Daten und KI sind im Business Development angekommen. Für Kanzleien im deutschsprachigen Raum ergibt sich daraus eine klare Chance.

Wer jetzt beginnt,

• seine Mandats- und Kontaktdaten strukturiert zu erfassen,
• einfache BI- und KI-Analysen zu nutzen,
• Business Development als professionelles Kanzleifeld zu etablieren,

wird in einigen Jahren deutlich besser positioniert sein als Kollegen, die weiterhin nur auf Netzwerk und Zufall setzen.

Für die Reihe „KI für deutsche Rechtsanwälte: LegalTech Praxis“ heißt das: KI ist kein isoliertes Tool für Vertragsanalyse oder Rechtsrecherche. Sie wird zu einem Strategiewerkzeug, das direkt auf Umsatz, Profitabilität und Mandantenbindung einzahlt.

Wer den nächsten Schritt machen möchte, sollte sich fragen:

• Welche eine Business-Development-Entscheidung in meiner Kanzlei würde ich gern auf Basis von Daten statt auf Bauchgefühl treffen?

Genau da beginnt Ihr eigenes, datengetriebenes Business Development.