Wie Kanzleimitarbeitende ChatGPT & Co. im Alltag wirklich nutzen können – mit praxistauglichen Beispielen, rechtssicheren Regeln und einem klaren Einführungsplan.
ChatGPT im Kanzleialltag: Praxisleitfaden fĂĽr Mitarbeitende
Die meisten Kanzleien investieren fünfstellige Beträge in Kanzleisoftware – und lassen dann ein kostenlos oder günstig verfügbares KI-Tool wie ChatGPT auf dem Schreibtisch verstauben. Währenddessen schreiben Mitarbeitende immer noch Standard-E-Mails von Hand, suchen Textbausteine in Word-Dokumenten und tippen Mandantenschreiben zum dritten Mal neu.
Hier steckt aktuell das größte ungenutzte Effizienzpotenzial im Kanzleimanagement. Und genau hier setzt der Einsatz von KI-Chatbots wie ChatGPT, Copilot & Co. an – nicht als Spielerei für Tech-Nerds, sondern als ganz konkretes Werkzeug für Rechtsanwaltsfachangestellte, ReNos, Kanzleimanager:innen und Berufsträger.
In diesem Beitrag aus der Reihe „KI für deutsche Rechtsanwälte: LegalTech Praxis“ geht es darum, wie Kanzleimitarbeitende ChatGPT im Tagesgeschäft nutzen können, wo die Grenzen liegen und wie Sie Ihre Kanzlei Schritt für Schritt fit für KI machen – rechtssicher, praxisnah und ohne IT-Studium.
1. Warum ChatGPT gerade fĂĽrs Kanzleisekretariat so spannend ist
ChatGPT bringt vor allem dort Vorteile, wo viele ähnliche Texte, wiederkehrende Abläufe und knappe Zeitbudgets aufeinandertreffen. Das beschreibt den Alltag im Anwalts- und Steuersekretariat ziemlich genau.
Der Kernnutzen: ChatGPT übernimmt Routinetätigkeiten rund um Sprache und Informationen, während Menschen sich auf Organisation, Mandantenkontakt und Qualitätssicherung konzentrieren.
Typische Herausforderungen in Kanzleien, die sich mit KI deutlich entschärfen lassen:
- immer gleiche RĂĽckfragen von Mandanten beantworten
- knappe Fristen, aber lange Schriftsätze und komplexe E-Mails
- unterschiedliche Qualitätsstandards bei Schreibstil und Fehlerquote
- aufwendige Abstimmung zwischen Sekretariat und Berufsträger:innen
Die Realität ist: KI schreibt keine Schriftsätze „von selbst“, aber sie verkürzt Vorbereitung, Entwürfe und Korrekturen massiv. Wer ChatGPT sinnvoll einsetzt, spart pro Tag schnell 30–60 Minuten – und zwar dauerhaft.
2. Typische Einsatzszenarien: Wo ChatGPT Kanzleimitarbeitende konkret unterstĂĽtzt
Der sinnvollste Einstieg in KI passiert über Aufgaben, die ohnehin täglich anfallen. Einige der praxistauglichsten Use Cases im Kanzleialltag:
2.1 E-Mails strukturieren, formulieren und vereinheitlichen
ChatGPT eignet sich hervorragend, um E-Mails:
- aus Stichpunkten zu formulieren
- sprachlich zu glätten und zu vereinheitlichen
- auf Tonalität (formell/freundlich/deeskalierend) anzupassen
Beispiel-Prompt:
„Formuliere aus den folgenden Stichpunkten eine höfliche E-Mail an einen Mandanten in Sie-Form, sachlich und klar, maximal 200 Wörter: [Stichpunkte einfügen]. Rechtsberatung sollst du nicht vornehmen.“
Mitarbeitende behalten die Kontrolle, prüfen fachlich und inhaltlich – ChatGPT übernimmt nur den sprachlichen Feinschliff.
2.2 Mandantenschreiben und Standardtexte vorbereiten
Ob Terminsbestätigungen, Erinnerungsschreiben, Vollmachtsanforderungen oder erste Aktenanlage: Viele Texte sind inhaltlich ähnlich, werden aber jedes Mal neu erstellt.
Mit ChatGPT können Sie:
- Standardbriefe skizzieren lassen und an die Kanzlei anpassen
- Varianten erzeugen (z.B. „etwas freundlicher“, „knapper“, „für säumige Mandanten“)
- Textbausteine überarbeiten („formuliere moderner und verständlicher“)
So entsteht im Laufe der Zeit eine KI-erweiterte Textbaustein-Bibliothek, die Ihre bestehende Kanzleisoftware ergänzt.
2.3 Korrekturen, Format und Stil
Statt Schriftsätze mehrfach probezulesen, können Kanzleimitarbeitende ChatGPT gezielt für Qualitätschecks nutzen:
- Rechtschreibung und Grammatik prĂĽfen
- zu lange Sätze kürzen lassen
- in leichter verständliche Sprache übertragen (wichtig für Verbraucher-Mandate)
Wichtig: Rechtliche Inhalte bleiben Verantwortung der Kanzlei. ChatGPT verbessert Stil und Lesbarkeit, entscheidet aber nie ĂĽber den Inhalt.
2.4 Präsentationen, Checklisten und interne Schulungsunterlagen
Wer interne Prozesse standardisieren oder Berufsträgern Präsentationen vorbereiten soll, kann KI als Strukturgeber nutzen:
- Gliederungen für Mandantenpräsentationen (z.B. „Erstberatung im Arbeitsrecht“)
- Checklisten für bestimmte Abläufe (z.B. „Neue Mandatsaufnahme GmbH“)
- Entwürfe für interne Leitfäden (z.B. Telefonleitfäden für Erstkontakte)
Mitarbeitende sparen Zeit bei der ersten Fassung und investieren mehr in Feinschliff und Kanzleispezifika.
2.5 Brainstorming und Textideen
Auch das Kreative lässt sich auslagern:
- Betreffzeilen fĂĽr Mandantenrundschreiben
- Formulierungsalternativen bei heiklen Themen
- Ideenlisten fĂĽr FAQ-Bereiche auf der Website (ohne konkrete Rechtsberatung)
Gerade wer „nicht so der Schreibtyp“ ist, profitiert enorm. Formulierungshürden verschwinden.
3. Rechtssicherheit: Urheberrecht und Datenschutz im Griff behalten
Der Einsatz von ChatGPT in einer deutschen Kanzlei funktioniert nur, wenn Datenschutz und Vertraulichkeit sauber geregelt sind. Genau hier haben viele Anwälte nachvollziehbare Bauchschmerzen.
Die gute Nachricht: Mit klaren Spielregeln und geeigneten Versionen von KI-Tools lässt sich das Thema beherrschbar machen.
3.1 Vertrauliche Daten: Was darf in den Chat, was nicht?
Grundregel fĂĽr Kanzleien:
Ohne vertraglich geregelte, vertrauliche Unternehmenslösung gehören keine personenbezogenen Daten, keine Klarnamen und keine eindeutigen Aktenzeichen in einen öffentlichen KI-Chatbot.
Praktischer Ansatz:
- Parteien durch Platzhalter ersetzen („Mandantin A“, „Arbeitgeber“, „Versicherung“)
- konkrete Beträge anonymisieren oder runden
- Sachverhalte so abstrahieren, dass keine Rückschlüsse möglich sind
Viele Anbieter (z.B. in Kanzleisoftware integrierte KI-Assistenten) bieten inzwischen On-Premise- oder EU-Cloud-Lösungen, bei denen Nutzungsbedingungen, Auftragsverarbeitung und Datenverbleib klar geregelt sind. Genau diese Lösungen sind für professionelle Kanzleien mittelfristig der richtige Weg.
3.2 Urheberrechtliche Fragen
Textvorschläge, die ChatGPT generiert, können grundsätzlich frei als Arbeitsgrundlage genutzt werden, solange keine fremden geschützten Werke unverändert übernommen werden.
FĂĽr die Praxis heiĂźt das:
- KI-Texte immer anpassen, nicht 1:1 ungeprĂĽft ĂĽbernehmen
- keine „abschließende Rechtsberatung“ durch ChatGPT formulieren lassen
- bei sensiblen Inhalten (z.B. komplizierte AGB) auf bestehende Verlags- oder Datenbanklösungen zurückgreifen und KI höchstens zur sprachlichen Anpassung nutzen
3.3 Haftungs- und Qualitätsfragen
KI halluziniert weniger als früher – aber sie irrt sich weiterhin. Gerade mit der Einführung von GPT‑5 wird zwar die Trefferquote höher, die Kontrollpflicht bleibt aber vollständig beim Menschen.
Klares Prinzip fĂĽr jede Kanzlei:
Kein von ChatGPT erzeugter Text verlässt die Kanzlei ohne menschliche Prüfung durch fachlich geschulte Mitarbeitende oder Berufsträger:innen.
Wer diese einfache Regel vertraglich und organisatorisch verankert, behält die Kontrolle über Qualität und Haftungsrisiken.
4. Gute Prompts, bessere Ergebnisse: So „sprechen“ Kanzleien mit ChatGPT
Der Unterschied zwischen „ganz nett“ und „richtig nützlich“ liegt bei ChatGPT fast immer im Prompt. Für Kanzleimitarbeitende lohnt es sich, ein paar Grundmuster zu verinnerlichen.
4.1 Rollen, Ziel und Ton vorgeben
Je genauer Sie beschreiben, wer ChatGPT sein soll und was am Ende herauskommen soll, desto brauchbarer wird das Ergebnis.
Beispiele:
- „Du bist Sachbearbeiter:in in einer deutschen Rechtsanwaltskanzlei im Bereich Arbeitsrecht.“
- „Ziel: Ein verständliches Informationsschreiben an einen Verbraucher-Mandanten.“
- „Sprache: Sie-Form, höflich, maximal 250 Wörter.“
4.2 Kontext statt Einzelsatz
Statt nur „Formuliere eine E-Mail“ zu schreiben, liefern Sie Kontext:
- Art des Mandats (Arbeitsrecht, Mietrecht, Familienrecht …)
- Situation (erste Reaktion, Mahnung, Erinnerung, Nachfragen)
- gewĂĽnschte Wirkung (beruhigend, bestimmend, motivierend)
Je klarer der Rahmen, desto weniger Nachbearbeitung haben Sie.
4.3 Schrittweise Zusammenarbeit statt Einmalprompt
Professionelle Nutzung von KI ist ein Dialogprozess. Sinnvoll ist etwa diese Struktur:
- Groben Entwurf anfordern
- Länge und Struktur anpassen lassen
- Ton und Details nachschärfen
- Rechtliche und formale PrĂĽfung in der Kanzlei
Kanzleien, die so arbeiten, behalten Hoheit und Qualitätsniveau – und nutzen KI wie eine sehr schnelle, aber weisungsgebundene Assistenzkraft.
5. Alternativen, spezialisierte KI-Tools und der Weg zur „KI-fitten“ Kanzlei
ChatGPT ist nicht das einzige Werkzeug, das für Kanzleimitarbeitende interessant ist. In der Praxis entsteht der größte Mehrwert aus einer Kombination von allgemeinen Chatbots und spezialisierten LegalTech-Lösungen.
5.1 KI-Chatbots im Ăśberblick
Neben ChatGPT setzen viele Kanzleien auf:
- Copilot in der Microsoft-Welt (Outlook, Word, Teams)
- KI-Assistenten, die direkt in Kanzleisoftware integriert sind
- spezialisierte Dokumenten-Analyse-Tools für Verträge und Schriftsätze
Für ReFas, ReNos und Sekretariate sind vor allem Tools spannend, die sich in bestehende Arbeitsumgebungen einklinken – also in E-Mail-Programme, Textverarbeitung und Kanzleisoftware.
5.2 Interessante KI-Tools für die tägliche Arbeit
Mögliche Bausteine in einer modernen, KI-gestützten Kanzlei:
- Spracherkennung mit KI fĂĽr Diktate und Telefonnotizen
- Dokumentenanalyse, um lange Verträge grob zu strukturieren und zusammenzufassen
- Wissensmanagement-Tools, die interne Vorlagen, FAQs und HandbĂĽcher durchsuchen
- Mandantenkommunikations-Tools mit KI-Unterstützung (z.B. Chat-Assistenten auf der Website – sorgfältig konfiguriert, ohne individuelle Rechtsberatung)
Wichtig ist, dass die Kanzlei ein eigenes KI-Nutzungskonzept definiert: Wofür wird welches Tool erlaubt, wer prüft Ergebnisse und wie werden Beschäftigte geschult?
5.3 Schulung als Erfolgsfaktor – warum ein Webinar sinnvoll ist
Ich habe in vielen Kanzleien erlebt: Das größte Hindernis ist nicht die Technik, sondern Unsicherheit. Darf ich das? Mache ich etwas falsch? Versteht „die KI“ mich überhaupt?
Genau aus diesem Grund sind praxisnahe Formate wie das dreistündige Webinar „ChatGPT für Kanzleimitarbeitende“ so hilfreich. Dort werden unter anderem behandelt:
- Funktionsweise von Chatbots in verständlicher Form
- rechtssicherer Einsatz (Urheberrecht, Datensicherheit)
- typische Anwendungsfälle im Anwalts- und Steuersekretariat
- Alternativen und ergänzende Tools
- praktische Prompt-Tipps
Besonders wertvoll: Die Referentin Carmen Wolf kommt selbst aus der Kanzleipraxis, kennt Ausbildung, Organisation und typische Stolperfallen im Sekretariat. Dadurch werden abstrakte KI-Themen in echte Arbeitssituationen ĂĽbersetzt.
6. Nächste Schritte: So führen Sie KI sinnvoll in Ihrer Kanzlei ein
Wer ChatGPT im Kanzleialltag nutzen möchte, sollte nicht mit komplexen Automationen anfangen, sondern mit konkreten, kleinen Schritten.
Ein pragmatischer Fahrplan:
- Pilotbereich definieren – z.B. zwei ReFas, ein Fachgebiet, nur E-Mails und Standardschreiben.
- Klare Regeln zu Datenschutz, Vertraulichkeit und PrĂĽfung festlegen.
- Basisschulung fĂĽr die Beteiligten (z.B. ĂĽber ein Webinar oder internes Training).
- Standard-Prompts fĂĽr wiederkehrende Aufgaben formulieren und testen.
- Ergebnisse auswerten: Wo wurde Zeit gespart? Wo braucht es Anpassung?
- Schrittweise ausrollen auf weitere Mitarbeitende und Tätigkeiten.
Das Entscheidende: KI-Einsatz ist kein Einmalprojekt, sondern ein laufender Verbesserungsprozess. Kanzleien, die ihre Mitarbeitenden aktiv einbinden, Feedback sammeln und Prompts gemeinsam verbessern, holen deutlich mehr Nutzen aus ChatGPT & Co.
KI-Chatbots sind längst in der juristischen Arbeitswelt angekommen – nicht nur bei großen Wirtschaftskanzleien, sondern auch in Einzelkanzleien und kleinen Sozietäten. Wer sein Sekretariat befähigt, ChatGPT sicher und souverän zu nutzen, verschafft der gesamten Kanzlei einen echten Effizienz- und Qualitätsvorsprung.
Für alle, die den Einstieg strukturiert und praxisnah angehen möchten, bietet das Webinar am 10.12.2025 von 14:00 bis 17:00 Uhr einen kompakten Rahmen, um Grundlagen, rechtliche Fragen und konkrete Anwendungsideen zu klären.
Die Frage ist weniger, ob KI im Kanzleialltag ankommt, sondern wie gut vorbereitet Ihre Kanzlei dann schon ist. Wer jetzt startet, gibt den Takt vor – statt später hinterherzulaufen.